大事な書類の防災対策はお済ですか？

昨年、東日本大震災を契機に各社で活発にBCPが作成されるようになりました。
BCPとは、Business Continuity Plan の略で、事業継続計画書といいます。

事業継続計画書に記載する内容は、これまでの防災マニュアルとほとんど一緒ですが、企業がビジネスを再開するために必要な、事業継続対策、IT対策といった項目が追加されています。
また、リスクの種類も地震、台風、津波といった自然災害だけにとどまらず、物流障害、誘拐、サイバーテロといった事件、事故に対する対応策も記載するようになっています。

この高知県では、南海地震などの災害が発生した時に、県内事業者の事業資産の損害を最小限にとどめつつ、速やかに事業を再開・継続させることを目的とした、「高知県事業継続計画(BCP)策定推進プロジェクト」が平成22年に高知県と高知商工会議所、ＴＫＣ四国会高知支部、東京海上日動火災保険株式会社、日新火災海上保険株式会社が中心となって発足しました。

弊社も昨年はこのBCP研修に何度か参加しました。

発災時には、医療機関、ライフライン事業者、災害復旧を担当する建設事業者、人や物資の運送事業者、人が生きていくうえで必要な、生活必需品の生産事業者の事業再開が急務となります。

我々のようなサービス事業者は、人々の生活が落ち着いた後に、ようやく事業を再開するといった順番でしょうか。
工場であれば生産ラインの確保や代替手段、非常用発電など多肢に渡って予防対策、緊急事態対策、継続対策、復旧対策などの事項について事前に取り決めや対策を講じなければなりません。

IT機器についても、バックアップオフィスの設置や、データのバックアップなどが行われますが、結構忘れられているのが重要書類の保管・管理です。

東日本大震災では、行政上の基本となるべき種々の公文書が流失・滅失し、罹災証明発行や戸籍・除籍サービス等に支障を招き、被災者への支援の遅れや災害復旧計画の検討に障害が生ずる事態になりました。

公文書は原本性という意味で紙媒体で保存されていることが多いのですが、原本しかないというのは、こういった事態に致命的なダメージを受けることになります。
文書管理システムによる電子文書も、バックアップの運用管理ができていなければ罹災時に役にたちません。

病院の診療カルテも、電子カルテを含めサーバーの流失・滅失の被害にあいました。

万一の事態に備え、大事な書類は電子化してバックアップを作成することをお勧めします。

弊社では、文書類の電子化のみならず、文書管理システムのご提案もさせていただいております。
お気軽にご相談ください。